作为一名公关人，在自己的工作岗位上不断成长、进步，要有一套科学的工作方法，就我来说，麦肯锡的工作方法让我受益匪浅。作为世界领先的全球管理咨询公司，麦肯锡创下了许多传世经典，诸如《麦肯锡意识》、《麦肯锡卓越工作方法》等一批具备独创性的有效解决办法早已成为许多全球知名企业信赖的智囊宝典，这些都值得我们研读、借鉴。

　　用表格管理时间

　　“无序忙碌”已经成为发生在公关新人身上的普遍现象。由于时间管理意识淡薄、同时又找不到一种行之有效的管理方法，于是即便加班加点却也总有做不完的工作。

　　如何避免“无序忙碌”状况发生?麦肯锡的经验告诉我们，用表格管理时间是一种有效的方法。每天下班前抽出十分钟左右时间画上一个表格，将第二天需要完成的工作一一陈列，这样时间便有了可管理的依据和参考。

　　当然，用于时间管理的表格并不拘泥于形式，简单明了的表格表达中也存在一定的技巧和学问。

　　首先，我们需要为表格设定一个参考纬度，并以此作为每日工作项目陈列的标准。通常情况下，我们可以在表格中设定“重要性”和“紧急性”两个坐标，同时将需要完成的工作按照各自属性依次在坐标系中做好排序，因为确定了事情的优先顺序，表格会帮助我们节约许多宝贵的时间。

　　其次，在制定表格过程中，我们要为重要的工作项做上时间标记，同时预留10-15分钟的时间。这在一定程度上可以避免因为工作琐碎而造成的重要事项延误或遗忘。时间管理表格是培养公关从业人员守时观念、避免“迟到”现象发生的有效方式之一。

    （时间管理简表示例）

　　在这在方面，我本人便深有体会。记得去年的一个周五，在整理桌面文件时突然发现半个月前的日管理表中标有一个醒目的红色标记：“X月X日19：30分，与XX公司市场部XX电话沟通合作事宜”。看到这里，大脑中一阵轰鸣——天，X月X日正是今天，要不是这张表格，几乎半个月前的约定我早已经忘得一干二净!还好当时还没过约定时间，于是准时打电话过去，而我的“守时守约”的行为也得到了客户的认可。

    第三，用表格管理时间，要学会灵活调控、稳固项目管理工作秩序。所有的计划都不是一成不变的，对于那些临时增加的工作项目，我们要及时调整。利用这个时间管理表格将临时增加的工作与原有计划做一个统筹排序，如果当日工作无法完成，我们便可以依照工作项目的紧急、重要属性将次紧急工作转移到下一个工作计划中。这样以来，即便是突然增加了工作任务，也不会打乱你的原有工作秩序。

　　此外，在会议管理环节中，麦肯锡的时间管理表格同样适用。会前用一个二纬表格将会议议题及计划时间顺序呈现，可以有效避免会议冗长拖沓，有效节约我们花在会议上的时间成本。

　　用“树图”管理文件

　　计算机文件管理是一项容易被忽视却十分重要的工作，就是这项看似简单而机械的文件备份、存储工作，其操作执行也需要一定的技巧和方法。在这方面，麦肯锡的逻辑树图为我们提供了一个不错的蓝本。我们可以按照从属逻辑将计算机文件从上到下分成若干个分支。要想完成这个拥有庞大支系的逻辑树图，我们首先要对计算机中的待管理文件进行正确命名和区分。当然，公关公司的文件命名并没有统一要求，一般比较规范的格式可以由“完成时间+公关公司名+项目名”构成，即“20080618注意力-张裕爱斐堡国际酒庄开业活动执行手册”模式，或者由“公关公司名+项目名+更新版本”构成，即“注意力-张裕爱斐堡国际酒庄开业活动执行手册V1.0”模式。需要强调的是，无论选用哪种模式给文件命名，都需保证项目所有出品文件的格式统一。

　　在计算机文件的管理过程中，我们还要完成该逻辑树图各个分支体系的建设，即依次完成各级子目录文件夹的命名及文件归类。

　　此外，计算机文件管理中一项必不可少的程序就是对树图的枝叶进行“修剪”，以保证存档信息的准确性、安全性和文件检索的便捷性。在这个过程中，可以依据文件重要等级进行区分标记。其中，比如项目合同、客户核心策略等重要的文件备份存档，依次保存在逻辑树图的相应文件夹中并设置读取密码;一般项目沟通文件可以直接保存在逻辑树图的相应文件夹中;已修改版本的原始文件等无关文件可以直接从计算机中删除，以保证电脑硬盘的整洁和保存文件的准确。

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